为全面实施今年集团提出的提升管理水平的要求，股份公司“制度化、规范化、信息化”工作稳步推进。从三月份开始，股份公司根据公司发展战略、产业布局规划对原有各项管理制度进行了科学、系统地修订，修订后的制度体系更加科学、规范，更加符合信息化时代现代企业管理的特点，也更具可操作性。为加强全体员工对新修订制度的认识和理解，本报特邀请各部门制度修订的主要参与者对本次修订的重点内容进行说明和宣讲。本期报纸首先对第一批发布的16项制度当中的人力资源、财务、审计三部门的修订重点进行说明和宣讲，接下来《东方人》报还将对第二批发布的经营、行政、集团董事局办公室等制度进行说明和宣讲。

体系化 实用性 规范性——关于人力资源制度体系建设重点的说明

（集团人力资源部高级经理 钱小琳）

    随着集团新产业格局的形成，集团的组织架构也趋于成熟稳定。为了更全面地提升人才链管理的有效性，集团北京总部人力资源部本着体系化、实用性、规范性的原则，撰写完成了7项人力资源管理制度及相关的71个协议表单。

制度体系化

    在进行人力资源管理制度撰写前，为了避免制度在长期的建设或优化的过程中可能出现的内容交叠、重复、定位不清晰等情形，我们首先对制度进行了体系化的构建（详见图1）。同时，在此架构中上选择了使用频率较高的4项基础管理制度，包括：《考勤与休假管理制度》、《员工档案管理制度》、《离职管理制度》、《劳动合同管理制度》；并选择了相对重要的其他3项制度进行撰写，包括：《招聘及录用管理制度》、《薪酬与福利管理制度》、《绩效管理制度》。

制度实用性

    本期撰写的7项人力资源制度，明晰了管理流程、细化了管理要求、确定了执行标准，不但将之前管理工作中的惯例或口头说明进行提炼归纳，通过制度固化下来，并且通过理顺流程与权责补充了许多之前忽略的管理空白点。例如：在《薪酬与福利管理制度》中明确了薪酬体系结构及各项福利标准；在绩效管理制度中细化了绩效管理的流程以及绩效结果的应用等员工广泛关注且亟待明确的内容。

制度规范性

    本次撰写的7个制度除了在内容上更为严谨实用外，在形式上也更加规范统一。首先，为了降低对人力资源实操人员的依赖，减少随机性，我们全面细致地规范了71份相关协议或表单，实现了协议表单的全覆盖。其次，本次撰写的制度的规范性还体现在格式字体、排版形式、表述方式、文件编号的统一上（详见图3）。

    集团北京总部人力资源部本次撰写的7项制度为集团各板块在人力资源制度的体系化、实用性、规范性方面提供了指导意义。集团各板块人力资源部可根据各自的情况，参照集团北京总部的相关制度进行适用性的调整，并进行个性化的优化与应用。

    人力资源制度的制定是体系的、动态的和长期的，是一个不断适应企业战略发展的过程。集团北京总部人力资源部将以制度建设为基础，进一步通过规范、专业、创新的工作理念，不断提高集团员工的满意度及归属感，提升人才链管理的有效性。

不断强化财务管理体系作用——关于财务管理制度修改情况的说明

（股份公司财务中心高级经理 杨冬冬）

    根据集团2013年4月修订的《东方集团股份公司总部财务管理权限表》及参照《公司法》、《企业会计准则》及上市公司相关规定等相关要求，集团原财务制度部分内容已经不能完全适应新形势、新要求，从2013年4月上旬开始，集团财务中心重点是围绕公司财务管理审批权限的调整，对原有制度的相关内容进行了修改、补充、完善，突出强化了对资金筹集、资产管理、投资项目、流动资产、费用计划、委托理财、下属公司管理等方面的审批权限和管理规定。修订后的公司《财务管理制度》共分十二章，主要包括总则、资金筹集、资产管理、投资管理、成本和费用、利润及其分配、财务监督、财务报告和财务决算、财务分析与财务评价、终止和清算、罚则、附则等方面内容。

具体修订条款如下：

一、第二章资金筹集：分别对公司总部及下属子公司流动资金筹集从计划到使用的审批额度及权限进行了修订，增加了长期资金筹集审批权限。

二、第三章资产管理：将固定资产、在建工程、无形资产、递延资产、流动资产、存货归集在第三章资产管理章节内，并且增加了委托理财及关联交易的审批金额及权限；

1、固定资产修订内容：

（1）在固定资产的新增、大修、盘盈、盘亏、毁损、报废、抵债等处置，增加了公司总部及下属公司的审批范围、金额及程序。原财务制度中只对新增购置、建造固定资产制定了审批额度权限，修订后，固定资产在新增、大修、盘盈、盘亏、毁损、报废、抵债这些项目上都制定了审批额度及权限。

（2）固定资产调拨也明确了公司总部及下属公司的审批权限。

（3）修订了公司总部及下属子公司固定资产担保、抵押和出借审批范围、额度及程序。

2、流动资产管理修订内容：增加了公司对外出借资金（对外是指合并报表以外的公司）审批权限。

三、将长、短期投资核算列入到新设第四章投资管理内，并且增加公司总部及下属子公司项目投资、资本变动和设立子公司审批范围、金额、程序。

四、第五章成本和费用增加内容：

1、修订了公司总部及下属子公司年度经营资金（部门费用）支出计划需经股份公司董事长批准的审批程序。

2、修订了计划内经营资金（部门费用）支出需经公司总部财务总监批准的审批程序。

3、计划外经营资金（部门费用）支出分为额度小于10万、大于10万且小于50万及额度大于50万的审批权限及流程。

4、补充了统一的劳动保险制度。

五、第八章财务报告和财务决算章节里增加了财务报告及决算（季度及年度）的审批程序。

    这次重新修订和完善的公司财务管理制度，进一步细化了财务审批范围、金额、程序以及各项规定，体现了公司财务统一管理的总体要求，规范了重点管理内容，明确了总部及下属公司财务管理的具体办法，增强了有效控制企业成本和费用的能力，确保资金使用合理合规，使公司各项支出管理实现科学化，为全面提升公司财务管理的制度化、规范化水平奠定了良好基础。

明确审计任务  细化处罚条款——关于审计稽核制度修改情况的说明

 (股份公司审计稽核部总监 刘艳梅)

    为进一步完善公司管理制度和业务工作流程，审计稽核部按照集团规范化工作小组的要求，结合审计工作的实际情况，于今年3月份修订完善了东方集团股份公司审计稽核制度，修订后的审计稽核制度共十三章、三十三条，本次修改分别补充完善了原制度中第三章审计稽核工作任务第七条、第四章审计职权第八条、第六章审计稽核工作程序第十一条、第七章审计稽核的工作方法第十二条、第十章审计稽核工作标准及处罚第二十三条、第十二章的相关条款。

    这次修改是根据集团业务开展和不同业务板块实际情况，特别是结合审计粮油板块业务中遇到的实际问题，重点对审计工作任务、审计工作标准及处罚的相关条款进行了修订，细化了审计工作任务和工作标准，加大了对违反制度规定的处罚力度，使审计目标和范围能够涵盖集团各业务领域，审计业务更贴合经营实际，审计业务开展和项目实施更有依据和针对性。现将制度中关于审计工作任务、审计工作标准及处罚条款等重点内容的修改情况说明如下：

一、第三章审计工作任务第七条修订情况：

1、第一款内容修改为：（一）对公司所属各分公司、子公司的资产、负债、损益及其经营管理活动进行审计监督。

2、第三款内容进行了细化，增加了2款工作任务内容，修改为：（三）审查、监督各项经济指标制定、审批、落实情况，稽核经营指标考核结果。（四）监督大额经济合同签订、执行过程，评价合同的最终执行结果。（五）参与公司及所属企业绩效考核及经营评价，全面、真实反映企业的经营情况。

3、第五款、第六款内容修改为：（八）公司各项指标、制度、流程的规范化管理及制度执行情况进行监督检查。

4、第七款内容修改为：（十）对公司范围内一切违反财务制度、财经纪律和各项经济犯罪行为进行监督和查处。

5、增加：（十二）监督落实公司及所属企业各项会议决议的落实情况。

二、第十章审计稽核工作标准及处罚第二十三条条款修改情况：

1、第十三款修改为：（十三）应收款项逾期未收回，按《应收账款责任人出发办法》处罚责任人员及相关审批人员。

2、第十五款修改为：（十五）因业务人员工作失误未索取增值税专用发票，导致进项税额无法抵扣的，按损失额全额处罚直接业务人员，并处以月工资30%的罚款。

3、增加：（十六）违反公司制度及流程规定的行为，按《东方集团股份有限公司管理制度》相关条款进行处罚。

    通过对审计制度的修订，更加清晰地明确了审计稽核部门的工作任务和职责，便于有效开展审计工作，及时、高效地完成审计工作计划，充分发挥审计稽核的监督职能，加强事前风险防范能力，维护公司经济秩序和社会公众利益，促进完善经营管理水平，保护公司财产完整，提高公司经济效益。

 加强经营制度化 提升管理职能——关于经营管理制度修定情况的说明

 (股份公司经营部经理 欧玲声)

    伴随着集团的高速发展，管理结构进行了相应的调整，同时也对规章制度建设提出了更高的要求。为更好地支持集团可高速发展的管理架构，经营部在集团领导的带领下，对各项规章制度进行了完善。

    根据集团的产业布局，经营部针对制度建设的统筹管理、行使，加强本职能领域规章制度的垂直监督与管理的职能。通过《年度经营计划管理制度》、《经营合同管理办法》、《招投标管理办法》的制订，努力使制度建设应用于实际工作，与公司总体目标、发展战略有效对接，形成制度的合力。

    经营部《年度经营计划管理制度》将既往的成熟执行流程文字化、制度化，并将相关的表单、月（季）度汇报材料模板按统一标准制定规范附件下发，明确各事项的对口职能部门，强调文件、表单的规范使用及流转过程标准，力求做到权责明确、内容完整、流程合理，以此加强制度的可执行性，更好地实现对制度执行的监督管理。

    同时，为加强内控管理，经营部制定并下发《招投标管理办法》、《经营合同管理办法》，强调了生产经营单位项目招投标操作流程的规范化管理及合同标准的统一，合同签订、执行等管理环节中各部门的职能体现及管理监督的侧重点。

    经营部制定的规章制度体系、流程体系、内控体系、标准体系等管理体系既相互独立，又有联系。随着集团制度化建设工作完善，越来越强调规范管理，我们在规章制度制定过程中将格外注意加强将内控体系、流程体系和标准体系与规章制度体系的结合，实现以规章制度体系为基础平台，管理体系相互支持、配合，力争以规范的管理，提升企业的竞争力，迎来东方更美好的明天。

强化风险管控 完善体系建设——关于企划宣传体系制度修定情况的说明

 (股份公司企划宣传部经理 容华)

    为进一步提升集团内、外宣工作质量与效果，强化风险管控意识，完善集团宣传体系的工作流程和体系建设，创造良好的舆论环境和社会氛围，为集团及各产业板块的生产经营服务，企划宣传部围绕自身工作特点制订和完善了四项管理制度和办法，使集团宣传体系的工作职责、工作重点和工作流程更加明晰和规范。

    此次企划宣传部首批发布的四项管理制度和办法，核心内容如下：

一、新汇编的《东方集团宣传工作管理制度》明确了宣传体系实行集团各部门、各分子公司三级责任制，对每级第一责任人、宣传体系负责人、通讯员的职责范围、工作内容、考核标准都做了明确规定。

    对《东方人》报、东方手机报、集团网站等企业内部、外部传播平台的工作做出总体部署和要求，明确工作流程和相关部门工作分工。对集团信息发布、接受外部媒体采访、媒体关系维护及媒体活动组织、危机公关等工作制订了严格的及时报告和事项审批细则，进一步强化风险管控和资源节约意识。

二、细分出的《东方集团内刊管理办法》对《东方人》报、手机报编辑和审核出版发行的组织结构、工作流程进行规范，加强稿件、图片的审核与管理，特别增加了对涉及重大项目进展、财务数据等敏感内容的审核，以确保信息披露内容的准确、统一。

三、强化后的《东方集团通讯员管理办法》对通讯员的工作提出了新的更高的要求，从工作质量、工作方向、工作效率及考核标准等方面做出了具体规定，并以《东方集团通讯员信息周（月）报》形式对通讯员的工作进行定期总结评比。为提升通讯员的专业素质，企划宣传部将不定期组织全体通讯员进行业务培训。

四、新出台的《东方集团舆情监控和新闻管理风险防范办法》进一步明确了“安全、统一、高效”的工作原则，大力提高对舆情风险重要性的认识和管控能力。明确企划宣传部为集团舆情监控（包括传统媒体和新媒体）、危机预警与处理、新闻媒体采访与接待的管理和应对部门，明确了集团各级主管领导的职权范围和相应的呈报、审批、执行、反馈的工作流程。确保有效防范风险，维护东方集团的企业形象、市场信誉以及投资者的合法权益。

    在首批管理办法下发后，企划宣传部还将陆续制订《东方集团官网管理办法》、《东方集团危机管理手册》等，全面完善集团宣传体系建设，以更加高效地为集团生产经营提供支持，为集团发展战略的实施营造良好的舆论和文化氛围。

 
推行信息体系新版管理制度 提升集团信息化水平——关于信息体系制度体系建设的说明

 

 (股份公司信息部经理 范丰睿)

    信息管理制度是信息系统稳定运行的基础，也是各类数据安全的保障。根据集团统一部署，信息管理部将根据集团信息化建设的需求,制订、完善信息体系制度，理顺、规范信息管理秩序。集团信息管理部目前已完成《东方集团信息安全管理办法》的制定，并正在根据2013年IT资产盘点情况，着手修订完善《东方集团计算机设备管理制度》、根据《关于加强上网行为管理工作的通知》执行情况制定《东方集团上网行为管理办法》等制度，此两项制度将在近期完成审批并下发试行。

    本次下发执行的《东方集团信息安全管理办法》为全新制定的信息管理制度，主要目的是为了规避因个人人为因素造成的企业信息安全风险、因技术部门管理漏洞造成的系统安全风险、因网络通讯和数字传输造成的信息泄露和丢失风险、以及对企业重要数据管理不当造成的数据丢失和数据泄露风险。《东方集团信息安全管理办法》共分如下四部分：

    个人计算机安全管理：针对个人电脑的密码、各类应用系统密码、设备访问、防病毒、系统漏洞检查及更新、网络和邮件安全、电源管理等方面提出具体安全指引，以规避个人数据和企业数据的丢失、泄露风险；并根据个人日常办公中普遍存在的安全意识不足，制定员工应遵守的系统安全个人公约，以强化每位员工的信息安全意识。

    系统安全管理：针对各单位信息管理部门，提出对服务器操作系统、应用系统、数据库等系统的口令安全、访问控制、系统维护、数据备份、日志管理、系统权限管理等安全管理要求，确保信息系统的健康、稳定运行。

    网络通信安全管理：针对互联网、企业局域网、无线网络等网络连接方式、区域划分、互联互通、通信类型及其设备日常管理提出明确管理规范，确保各公司数据中心对内、对外网络通信的安全和稳定运行。

    数据安全管理：针对集团及各单位信息系统产生的重要业务数据、日常管理数据的登记、存储、销毁、分级备份、信息保密、数据交互和审计等方面提出具体指导意见，确保企业数据的安全和长效。

    随着集团各产业板块的快速发展，信息化也将持续加大建设力度。制度建设将作为信息化建设的基础性工作，长期推进，逐步完善。通过信息体系管理制度的完善和严格执行，强化集团信息管理规范化、一体化、标准化，为集团的快速发展做好保障工作。